Quando se fala em processos de Georreferenciamento de Imóveis Rurais uma das etapas que provoca grande perda de tempo é a produção das peças técnicas necessárias.
Normalmente isso é feito em softwares específicos porem mesmo com o uso de softwares é necessário cadastrar-se todos os dados manualmente.
Na realidade o uso de softwares é opcional pois caso deseje o profissional pode produzir todas as peças técnicas necessárias no braço. Inclusive a planilha ods.
Confesso que por muito tempo eu produzi as peças técnicas necessárias no braço, utilizando um software especifico somente para a produção da planilha ods.
O grande problema enfrentado pouco importa se você utilize um software especifico ou se produza as peças técnicas no braço é quanto aos diferentes dados necessários.
É normal um processo ficar parado por meses por causa muitas vezes dos dados de um único confrontante.
O grande problema enfrentado pelos escritórios da área
Como é normal os processos ficarem parados por meses o grande problema enfrentado por muitos escritórios de Topografia é que um colaborador começa a produzir as peças técnicas necessárias para um processo de Georreferenciamento.
O mesmo percebe que falta os dados de um confrontante e por causa disso deixa o processo parado (modo Standby) até conseguir o dado faltante.
Até ai tudo tranquilo, o problema é que é normal o colaborador que era estagiário terminar o estágio ou o mesmo simplesmente ir embora da empresa.
Como a correria no escritório é grande passam-se mais 2 ou 3 meses até que outro colaborador seja designado a tarefa de organizar aqueles 45 processos de Georreferenciamento que estão parados.
O problema é que para isso o mesmo terá que realizar a análise completa de cada processo. Ou seja, a maioria do tempo de trabalho do primeiro colaborador se torna perdido.
Com isso uma enorme perda de tempo e de dinheiro devido a falta de comunicação e de procedimentos que evitem estes problemas.
Organizando-se e destruindo o mostro chamado “Processos que nunca são finalizados”
Diante destes problemas:
- Demora excessiva para a elaboração das peças técnicas e;
- Dança de colaboradores com enorme perda de tempo…
A pergunta que fica é: “como evitar estes problemas com medidas simples e fáceis de serem implementadas!“
Eu mesmo quando estava trabalhando em meus primeiros projetos de Georreferenciamento de Imóveis Rurais, isso no começo de 2014 enfrentei as situações relatadas acima:
- Perda de tempo na produção das peças técnicas;
- A empresa tinha uma grande quantidade de projetos parados. Alguns a mais de 4 anos.
Ao longo deste tempo vários colaboradores tinham trabalhado nestes projetos sendo que cada um deles teve que analisar tudo o que o colaborador antigo fez tentando entender o que faltava ser feito.
O que acontecia é que normalmente o colaborador trabalhava pelo menos 5 horas somente para conseguir se contextualizar. Passado este tempo o mesmo se deparava com os mesmos problemas que o colaborador antigo tinha enfrentado.
O mesmo tentava resolver os problemas, resolvia 1 ou 2 e o projeto era congelado novamente.
Passavam-se mais alguns meses e outro colaborador repetia o que o colaborador antigo tinha feito.
Vendo estes problemas eu criei 2 soluções simples porem que possibilitaram a obtenção de grande velocidade na produção das peças técnicas.
A outra grande vantagem foi que os processos que estavam parados foram praticamente todos finalizados.
A primeira solução que eu criei foi um arquivo txt para cada projeto com os dados da propriedade, do proprietário, do conjugue e dos confrontantes o qual chamei de “Dados do projeto“.
A grande vantagem deste arquivo é que o mesmo possui um resumo dos diferentes dados desta maneira torna-se fácil não só o preenchimento das peças técnicas necessárias mas também identificar se algum dado falta ser obtido.
O procedimento padrão sempre que faltasse dados era colocar no topo deste arquivo uma observação com os dados que faltavam.
Desta maneira a regra era simples: não começar a produção das peças técnicas de um projeto enquanto todos os dados não fossem obtidos pois desta maneira quando um colaborador pegasse um projeto para trabalhar teria condições de finalizar o mesmo.
O outro arquivo criado foi o “Status do projeto” que também era um arquivo de texto.
A grande vantagem deste arquivo é quanto aos projetos que estavam parados pois se um colaborador pegasse um projeto para trabalhar e não conseguisse terminar o mesmo criaria este arquivo no qual relataria o que faltava para o projeto ser finalizado.
Desta maneira com uma simples observação como a abaixo qualquer pessoa que abrisse o projeto conseguiria em menos de 2 minutos identificar a situação do mesmo…
“Todas as peças técnicas do projeto foram produzidas porem o mesmo está parado pois identificou-se que falta o CPF do confrontante Décio de Almeida sendo que a declaração de reconhecimento de limites referente ao mesmo não pode ser finalizada.
Os demais documentos podem ser imprimidos, assinados e terem o reconhecimento de firma realizado pelos confrontantes.”
Perceba que a mesma é uma descrição curta porem que possibilita uma rápida identificação do status do projeto.
Resumo
Os escritórios da área podem obter uma grande velocidade de trabalho se adotarem a utilização de 2 arquivos simples. São eles:
Arquivo “Dados” no qual todos os dados do projeto são anotados podendo ser facilmente copiados e colados nos locais de interesse durante o preenchimento das peças técnicas.
Arquivo “Status do projeto” no qual o colaborador anota o status do projeto que está parado.
Ressalta-se que este artigo tem por intuito passar algumas dicas simples que possam ser de grande valia para os profissionais da área possibilitando a realização de processos de Georreferenciamento de Imóveis Rurais com grande velocidade sem que para isso tenham que ter um software especifico somente para o gerenciamento de projetos.
Para baixar um modelo de arquivo com os dados do projeto clique neste link.